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ビジネスデスクでの管理

     ここではビジネスデスクの引き出しで、書類を管理する手法を紹介します。

  • ボックスファイルを縦に3個

     ビジネスデスクの深い引き出しに、横置きA4用ボックスファイルを縦に3個収めて、袋ファイルを保管します。

     ファイルはイスに座って確認しやすく取り出しやすいように自分に向けて保管することがポイントです。

      ビジネスデスク ボックスファイル

  •  分類別に保管

     ファイルはこのように分類分けして収めると、すばやく見つけ出せます。

     ガイド仕切りに分類の表示をすると、保管場所にも迷いません。

     ビジネスデスクでの管理 分類別保管
      (ガイド仕切りで分類分けしている状況)     (ガイド仕切りに6ミリのラベルを貼ったもの)


  • 使う可能性別に保管

     分類分けしにくい雑多な書類は、使う可能性別に保管すると管理が簡単になります。

     手前のボックスファイルから、使う可能性が「高い」「中くらい」「低い」といった具合です。

       保管のルールは4つ

      ・ 使い終わったファイルは手前に入れる。 ―  

      ・ 使う可能性が低くなったものは奥側に移動する。 ― ↓

      ・ 使う可能性が低くなっても捨てられないものは、保存用のファイルとして別の場所に保管する。 ―  

      ・ 移動時にファイルの中を確認して、不要な書類を捨てる。 ― ´↓

      ビジネスデスクでの管理




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